CONSULTORIA DOCUMENTAL MAQUELSA

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

OBJETIVOS de la Consultoría CDM:

 

  • Analizar el flujo y los procesos documentales actuales de su organización, incluidas las rutas, la impresión, la digitalización, el copiado y el envío.
  • Ofrecer a su empresa una propuesta global de optimización en términos cualitativos y económicos de esos procesos documentales, de los equipos implicados y de los servicios relacionados.
  • Encontrar el mejor punto de equilibrio posible entre reducción de costes e incremento de la productividad.

  

FASES de la Metodología CDM:

Se define un único proceso para todos los proyectos CDM. El esquema de trabajo es independiente del volumen y dimensiones de los procesos a analizar, aunque se adapta y personaliza para cada caso concreto.


FASE 1: Auditoría:

Organizada en cuatro pasos: planificación, captación de datos, análisis (demográfico, funcional y de costes) y validación con el cliente. El valor de la asesoría no superará nunca el 30% del ahorro que CDM le proporcionará en un año. El análisis incluye:

  • Análisis demográfico: Identificación del parque de dispositivos, capacidades y ubicación física.
  • Análisis funcional: Identificación de las funciones y los procesos susceptibles de mejora, observados en su conjunto y departamento por departamento
  • Análisis de costes: Utilizamos una metodología propia, CDM, para analizar primero y reducir después el TCO (Coste total de la propiedad) de los dispositivos de producción documental de una empresa.

 

FASE 2: Propuesta de CDM:

Tras la validación por parte del cliente de los datos recogidos y del análisis, nuestros especialistas elaborarán una propuesta que puede cubrir las siguientes áreas:

  • Hardware: Los equipos necesarios para satisfacer en condiciones y al menor coste total sus necesidades documentales.
  • Gestión de equipos y costes: Localización del software más adecuado para la gestión y el control de los dispositivos documentales.
  • Soluciones de impresión: Host, multisede, formularios, dato variable, códigos de barras, etc.
  • Gestión de documentos: Captura desde papel, distribución de documentos, sistemas de archivo, recuperación de información, etc.
  • Conectividad: Recursos necesarios para que la solución CDM se integre con transparencia en las estructuras de TI ya existentes.
  • Servicios: Alternativas de financiación, formación a usuarios, soporte y mantenimiento

 

FASE 3:Integración

La aprobación de la propuesta de CDM da paso a la fase de integración de los equipos, las soluciones y los servicios:

  • Instalación: Buscando la menor interferencia posible con las rutinas y el funcionamiento normal de su empresa.
  • Formación: Para los usuarios finales de la máquina, identificando a usuarios clave y disponiendo herramientas de aprendizaje que descarguen de consultas al departamento de IT y que permitan el máximo aprovechamiento de la solución aportada.

 

FASE 4: Postimplantación

La metodología de CDM no se da por concluida tras la instalación. Forman también parte de ella tanto la asistencia al cliente como la adaptación de la solución aportada a los cambios o evoluciones de la dinámica de producción de la empresa.

  • Soporte:A través de e-mail, on line, telefónico y mediante visitas de nuestros especialistas.
  • Mantenimiento El propio software de gestión de dispositivos puede lanzar avisos y alarmas cuando detecta alguna anomalía. Gracias a la alta capacitación de nuestro personal y al optimizado proceso de avisos y estocaje, garantizamos tiempos de respuesta totalmente satisfactorios.
  • Seguimiento Al cierre de la implantación, el responsable de proyecto CDM, elabora un plan de seguimiento para validar periódicamente la adecuación del conjunto del sistema integrado a las necesidades cambiantes del cliente.